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提高Excel數(shù)據(jù)處理的效率

一、提高效率的關(guān)鍵：報(bào)表與數(shù)據(jù)分離
很多人不曾留意報(bào)表與數(shù)據(jù)的區(qū)別。每一張報(bào)表都有很多數(shù)據(jù)，報(bào)表就是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)要成為報(bào)表的形式才能被人接受，大多數(shù)人會(huì)這么認(rèn)為。當(dāng)然這種想法沒什么錯(cuò)，只是數(shù)據(jù)既有匯總數(shù)據(jù)，也有明細(xì)數(shù)據(jù)，這里談的主要指明細(xì)數(shù)據(jù)。 

明細(xì)數(shù)據(jù)太瑣碎龐雜了，我們看到的報(bào)表都是以某種方式分類匯總過的匯總數(shù)據(jù)，報(bào)表基于特定的目的，看起來直觀明了，但不斷編制各種大同小異的報(bào)表，卻是繁瑣而低效的。掌握適當(dāng)?shù)姆椒ǎ瑥拿骷?xì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生各種不同的分析報(bào)表是不難的，而數(shù)據(jù)一旦被匯總，要還原成明細(xì)數(shù)據(jù)卻是不可能的。 

舉個(gè)簡單的例子，財(cái)務(wù)部門可能會(huì)出費(fèi)用報(bào)表，統(tǒng)計(jì)各部門、各個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目每個(gè)月發(fā)生了多少費(fèi)用。我們經(jīng)常看到這樣類型的大報(bào)表，費(fèi)用項(xiàng)目縱向列示，月份橫向展開，形成一張交叉矩陣報(bào)表，每個(gè)部門一張報(bào)表，依次排開，已經(jīng)頗為壯觀。如果再要求跟預(yù)算做個(gè)比較，做報(bào)表已經(jīng)快抓狂了。哪一天老板要開源節(jié)流，再換一兩個(gè)角度看問題，可憐的財(cái)務(wù)人員，幾乎要崩潰。 

從結(jié)果看，多數(shù)報(bào)表之間差異是很大的，但其明細(xì)數(shù)據(jù)的來源卻基本相同。當(dāng)你理解報(bào)表與數(shù)據(jù)的差別，掌握足夠的明細(xì)數(shù)據(jù)，學(xué)會(huì)從相同數(shù)據(jù)產(chǎn)生不同分析報(bào)表，情況就完全不同了。以不變應(yīng)萬變，萬變不離其中。從開闊視野著眼，從學(xué)習(xí)方法入手。從容應(yīng)對(duì)工作，才能更好享受生活。
二、提高效率的基礎(chǔ)：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化
前面講過，如果學(xué)會(huì)從數(shù)據(jù)產(chǎn)生報(bào)表的方法，做報(bào)表將是比較容易的，而利用報(bào)表的數(shù)據(jù)制作另一張報(bào)表，難度就高得多了。且不說匯總數(shù)據(jù)不可能還原成明細(xì)數(shù)據(jù)，就算數(shù)據(jù)充分，由于報(bào)表為了格式漂亮，數(shù)據(jù)的存放不規(guī)范，要利用這些數(shù)據(jù)比較困難。 

以前比較空閑的時(shí)候，曾經(jīng)上過一個(gè)知名的Excel技術(shù)網(wǎng)站，作為熱心人，幫助網(wǎng)友解答過一些技術(shù)問題，也瀏覽了許多高手的答問。提的問題千奇百怪，大量的情況是希望利用現(xiàn)有報(bào)表的數(shù)據(jù)編制新報(bào)表。國內(nèi)有不少高手，相當(dāng)熱心，水平也非常不錯(cuò)，給出許多巧妙的解答。那些解答需要深厚的技術(shù)功底加上奇思妙想，并非一般用戶所能掌握的，實(shí)在無法推廣。而從標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)產(chǎn)生報(bào)表，就簡單得多了，才是可推廣的比較徹底的解決方案。 

所謂標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，嚴(yán)格的概念請(qǐng)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫原理，這里通俗地介紹最關(guān)鍵的基本概念： 

1、 不同于電子表格的隨意性，每列數(shù)據(jù)表示同一種性質(zhì)的內(nèi)容 

2、 每行數(shù)據(jù)表示獨(dú)立的一筆業(yè)務(wù) 

3、 交易記錄盡可能用代碼而非描述來表示一個(gè)具體事物，如客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品、部門等。